Основные этапы процесса контроля. Масштаб допустимых отклонений

1. Установление стандартов. Стандарты — это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Стандарты характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы.

Примеры целей, которые можно использовать в качестве стандартов контроля: получить прибыль в размере 1 млн. долл. в 1987 г

2. Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям.

2.1. определении масштаба отклонений. МАСШТАБ ДОПУСТИМЫХ ОТКЛОНЕНИЙ - это заранее установленная величина, на которую реально достигнутые результаты могут отклоняться от запланированных, причем отклонение в этих пределах не выхывает тревоги и не нуждается в корректировке Конкретная величина МДО зависит от специфики контролируемого параметра и размеров управляемой системы. Если МДО большой, то проблема может развиться прежде, чем будут приняты меры. Если МДО меленький, то организация будет реагировать на незначительные отклонения, что требует много времени и средств и будет нервировать персонал.

Для того чтобы быть эффективным, контроль должен быть экономным. Преимущества системы контроля должны перевешивать затраты на ее функционирование. Затраты на систему контроля состоят из затрат времени, расходуемого менеджерами и другими работниками на сбор, передачу и анализ информации, а также из затрат на все виды оборудования, используемого для осуществления контроля, и затрат на хранение, передачу и поиск информации, связанной с вопросами контроля. Один из способов возможного увеличения экономической эффективности контроля состоит в использовании МЕТОДА УПРАВЛЕНИЯ ПО ПРИНЦИПУ ИСКЛЮЧЕНИЯ. Часто этот метод называется ПРИНЦИПОМ ИСКЛЮЧЕНИЯ, и состоит он в том, что система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов.

2.2. измерение результатов. Предполагает установление степени соответствия стандартам. Это самый трудный и дорогостоящий этап.

Для того чтобы быть эффективной, система измерения должна соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю. Вначале необходимо выбрать единицу измерения, причем такую, которую можно преобразовать в те единицы в которых выражен стандарт.

Равно важно, чтобы скорость, частота и точность измерений тоже были согласованы с деятельностью, подлежащей контролю. (Пример: фармацевтическая фирма, контроль запасов на складах)

2.3. передача информации и ее распространение. Для того чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Это означает, что должна быть обеспечена эффективная связь между теми, кто устанавливает стандарты и теми, кто должен их выполнять.

2.4. оценка информации о результатах. Менеджер должен решить, та ли, что нужно, информация получена, и важна ли она. Важная информация — это такая информация, которая адекватно описывает исследуемое явление и существенно необходима для принятия правильного решения.

3. Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт

Пересмотр стандартов - Не все заметные отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы — это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты.

3. Характеристики эффективного контроля Поведение персонала, ориентированное на контроль.

Возможные ошибки в процессе контроля:

1. тотальный контроль;

2. скрытый контроль;

3. контроль по случаю;

4. поверхностный, формальный контроль;

5. контроль в поисках «крайнего»;

6. не информирование сотрудников о результатах контроля.

Негативные последствия контроля:

1. Возникновение поведения, ориентированного на контроль – это тенденция в поведении сотрудников подчеркивать работу в тех областях, где проводиться контроль и установлены стандарты, и пренебрегать работой, где контроль не проводится.

2. Контроль может побуждать людей выдавать организации непредвиденную информацию. Если деятельность менеджеров оценивается по тому, насколько хорошо они укладываются в бюджетные рамки, то запрашивая денег больше, чем нужно, они оставляют себе некоторую лазейку.

Чтобы избежать негативного воздействия контроля на поведение сотрудников, необходимо соблюдать следующие рекомендации (Ньюмен):

1. устанавливать осмысленные стандарты. Можно привлекать работников для выработки стандартов.

2. устанавливать двустороннее общение. У подчиненного д.б. возможность обсудить с руководителем проблемы.

3. Избегать чрезмерного контроля. (Это снижает затраты и нервозность персонала).

4. устанавливать жесткие, но достижимые стандарты. (если стандарты нереальны – это демотивирует сотрудников)

5. Вознаграждать за достижение результата.

Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен:

1. иметь целевую направленность, т.е. отражать общие приоритеты организации и поддерживать их.

2. быть своевременным: временной интервал между проведением измерений или оценок д.б. адекватен контролируемому явлению.

3. контроль д.б. гибким.

4. д.б. простым. Чем проще контроль, тем понятнее он исполнителю, а, следовательно, эффективнее.

5. экономичность. Затраты на осуществление контроля не должны превышать выгод от его проведения. Затраты на контроль включают:

- затраты времени контролирующего персонала;

- затраты на приобретение и содержание контролирующего оборудования;

- затраты на хранение, поиск, обработку и передачу информации, связанной с контролем.

Один из способов возможного увеличения экономической эффективности контроля состоит в использовании метода управления по отклонениям, т.е. система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандарта.

Дата добавления: 2014-11-24; просмотров: 230; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!