Составление организационно-распорядительных документов

Главный реквизит документа - это текст. В тексте содержится основная информация документа, и для более удобного его восприятия в делопроизводстве сложились общие универсальные принципы составления организационно-распорядительных документов:

1. достоверность и объективность излагаемой информации, в противном случае документ теряет собственное назначение;

2. максимальная краткость изложения - навык составления удобных для зрительного восприятия документов приходит не сразу; следует помнить, что лаконичность - это форма выражения управленческой культуры;

3. ясность и исключение двоякого понимания - однозначное понимание текста обеспечивает быстрое и точное выполнение требований управленческого документа;

4. грамотность и культура оформления - это правило имеет не только общепринятый смысл (грамматика, синтаксис, орфография), «культура документа» заключается так же в том, что он демонстрирует профессионализм автора и уважение к труду исполнителей документа.

Документы, поступающие в текущее делопроизводство от других учреждений и создаваемые в учреждении, являются средством официального общения. Передаваемая в официальном документе информация должна нести в себе основную императивную функцию – побудить адресата к определенным действиям. Правильному восприятию предаваемой информации способствует стандартизация формы информации и унификация отдельных ее элементов.

Таким образом, принципы стандартизации и унификации обеспечивают не только организующее начало делопроизводства, но также – передачу однотипных управляющих воздействий посредством организационно-распорядительной документации. И важную роль в этом имеет понятие культура документа, которая включает в себя:

1. соблюдение правил лексики, орфографии, морфологии;

2. соблюдение правил композиции текста, т.е. принятой унифицированной структуры текста для ряда организационно-распорядительных документов;

3. аккуратное воспроизведение всех необходимых реквизитов;

4. соблюдение соответствия между содержанием и целью документа.

Правила официальной лексики определяют смысловое выражение текста. В документах следует избегать, а в необходимых случаях пояснять профессиональные термины (например, в договорах – форс-мажорные обстоятельства), так же как и иностранных слов (кроме общепринятых). Недопустима тавтология – совпадение содержания рядом стоящих слов (свободная вакансия, май месяц и т.п.). В официальной лексике существуют нормы сочетания слов: приказ издается (не утверждается); выговор объявляется (не выносится); вакансия замещается (не подбирается) и т.п.

Правила орфографии, помимо общепринятых в русском языке, для официальных документов должны точно передавать написание наименований учреждений (в соответствии с учредительным документом), должностей, воинских и специальных званий, географических названий. Графические сокращения применяются в их общепринятой форме: почтовые (р-н; г.; обл. и пр.), единиц измерения (кг; мм; млн и пр.), текстовые (т.д.; др.; с.г. и пр.), для должностей и ученых степеней (проф.; к.т.н. и пр.). В документах допускается применение аббревиатур в том случае, если они являются общепринятыми (например: НИИ, ГОСТ, сельхозпродукт и др.), либо если в учредительном документе организации приводится его название в виде аббревиатуры (например: МВД России, Росархив и др.).

Правила морфологии устанавливают сочетаемость слов принятых к употреблению в официальном стиле. В документах встречается неправильное сочетание причинных предлогов: согласно (чему?) приказу (не правильно - согласно приказа). Предлог «ввиду» всегда указывает на событие ожидаемое в будущем (например, ввиду предстоящей реорганизации) и поэтому неправильно его употреблять по отношению к событиям уже состоявшимся (например, ввиду отсутствия средств…). В управленческих документах встречаются обороты речи, в которых следует правильно употреблять близкие по значению слова: идентичный (чему-либо) – сходный (с чем-либо); основываться (на чем-либо) – обосновывать (чем-либо); обращать внимание (на что-либо) – уделять внимание (чему-либо); уплатить (за что-либо) – оплатить (что-либо) и другие. Вопросы могут возникать при склонении сложных слов: …доставлены плащ-палатки (плащи-палатки); …доклад генерал-лейтенанта (генерала-лейтенанта); …недостача платья-костюмов (платьев-костюмов) и т.п.

Композиция большинства документов в деятельности ОВД является стандартной, повторяющейся в однотипных документах. Здесь мы не рассматриваем композиции (внутреннюю структуру) так называемых процессуальных документов – составляемых по уголовным делам, по фактам административных правонарушений, - для них действуют другие нормы и правила.

В общем делопроизводстве рассматриваются организационные, распорядительные и информационно-справочные документы управления. Они имеет, обычно, стандартную композицию, которой следует придерживаться. Например, структура текста Положения содержит, как правило, семь разделов:

1. общие положения – содержат наименование организации, подчиненность, указание сферы деятельности и некоторые другие сведения;

2. цели и задачи – раскрывают основную направленность и содержательную сторону деятельности организации;

3. функции – перечисляют основное предназначение организации;

4. права и обязанности – раскрываются по отношению ко всем организационным структурам организации;

5. руководство – раздел отражает порядок назначения руководителя, его отстранения от должности, порядок назначения первых заместителей руководителя, их область компетенции;

6. взаимоотношения – раздел устанавливает основные служебные связи между структурными подразделениями;

7. финансирование и материально-техническое обеспечение – указываются источники финансирования, права на внебюджетное финансирование и некоторые другие вопросы.

Для протокола принята так же стандартная композиция (структура), которая не делится на разделы, но выражается в логической последовательности содержания:

1. численный состав коллегиального органа и количество присутствующих на очередном заседании;

2. повестка дня может содержать один и более вопросов принятых для обсуждения на очередном заседании;

3. основные доклады, содоклады, прения излагаются в их последовательности в развернутой, конспективной, либо тезисной форме;

4. принятое решение отделяется от выступлений словом «ПОСТАНОВИЛИ» и ниже по пунктам излагается решение коллегиального органа по обсуждаемому вопросу повестки дня.

5. Самым многофункциональным в деятельности ОВД является рапорт. Посредством этого документа решаются самые разные задачи. Как правило, рапорт сотрудника ОВД так же имеет стандартную структуру:

6. вводная часть, в которой излагаются причины, основания подачи рапорта;

7. результирующая часть, где сотрудник ОВД излагает сущность своего обращения по команде.

Общим требованием к рапорту является лаконичность, т.е. максимальная краткость изложения. По этой причине все чаще находит применение обратный порядок изложения содержания: вначале – сущность рапорта; далее – обоснование обращения к начальнику. Такая композиция более удобна для быстрого ознакомления с большими массивами подобных документов и проведения их сортировки в службах ДОУ по проблемно-вопросному признаку рапорта.

Дата добавления: 2014-03-04; просмотров: 516; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!