Прием и оформление заявки на доставку груза

ГЛАВА 3. ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ПРОЦЕСС ДОСТАВКИ ГРУЗА

План:

1. Прием и оформление заявки на доставку груза

2. Основные этапы организации доставки грузов

3. Экспедиторский контроль подготовки товара к отгрузке

4. Транспортно-экспедиционные операции при прибытии груза

Транспортная логистика базируется на концепции интеграции транспорта, снабжения, производства и сбыта, на отыскании оптимальных решений в целом по всему процессу движения материального потока в сфере обращения и производства с помощью критерия минимума затрат на транспортировку, снабжение, сбыт, производство.

В современных условиях предприятия транспорта должны пересмотреть характер своей коммерческой и производственной деятельности, направив ее на анализ, изучение и удовлетворение запросов потребителей. Транспорт представляет собой вид деятельности, производный от двух составляющих: поставщика (совокупности продавцов) и получателя (совокупности покупателей). Очевидно, что сбыт товара может считаться свершимся фактом лишь тогда, когда конечный потребитель получит товар. Стабильное положение любого предприятия в условиях рынка определяется не только низкими производственными издержками, но и возможностью обеспечить сбыт произведенного товара. Предприятию, фирме, компании, концерну при реализации распределения готовой продукции приходиться решать вопросы, связанные с доставкой, т. е. выбирать вид транспорта, методы организации перевозок, тип транспортных средств и т. д. Новые экономические условия, формирование рынка транспортных услуг, появление и усиление конкуренции между предприятиями транспорта предполагают активное изучение опыта функционирования транспорта с определением его роли и места в системе «снабжение – производство – сбыт».

Одной из причин низкой конкурентоспособности продукции, произведенной в России, являются затраты на транспортно-экспедиционное обеспечение распределения, величина которых в 2–3 раза превышает уровень развитых стран. Объяснение лежит в наличии недостатков как в работе транспорта, так и в управлении запасами; повышению эффективности доставки и в настоящее время уделяется недостаточное внимание. Под доставкой следует понимать помимо собственно перевозки выполнение целого ряда работ и услуг, которые в комплексе обеспечивают эффективное распределение товаров.

Доставка груза — процесс перемещения груза от грузоотпра­вителя до грузополучателя с выполнением определенных усло­вий, связанных со сроками, режимами, сохранностью и т.п.

Перевозка груза — это перемещение груза определенным транс­портным средством (ТС) от пункта отправления до пункта назна­чения.

По данным проведенных в США исследований стоимость транспортной доли процесса производства и распределения продукции составляет одну треть конечного продукта. Поэтому надлежащее транспортное обеспечение распределения товаров является одним из важных резервов экономии ресурсов.

Доставка продукции распадается на ряд последовательных отдельных этапов, не связанных между собой, и может выполняться разными перевозчиками.
Поэтому оптимизация такой пространственно-временной цепи представляет собой весьма сложную задачу. Функции транспорта в системе распределения товаров заключаются в ее транспортном и экспедиционном обеспечении.

Транспортно-экспедиционные операции на этапе отправки груза играют ключевую роль в обеспечении высокой эффективности и соответствующего качества доставки груза, поскольку непос­редственно связаны с планированием всего процесса доставки и подготовкой груза к перевозке.

Транспортно-экспедиционное обслуживание при отправке груза включает в себя операции:

предшествующие погрузке груза на ТС (выбор транспортно-технологической схемы доставки груза, подготовка груза к от­грузке и т.д.);

необходимые для обеспечения погрузки и размещения груза в ТС;

обусловленные требованиями, определяемыми базисными и транспортными условиями договора купли-продажи в части оформ­ления транспортных документов и фиксации факта и моментов перехода права собственности и рисков гибели и повреждения товара с продавца на покупателя.

Рассмотрим последовательность выполнения основных транспортно-экспедиционных операций на этапе отправки груза.

Запрос клиента.В общем случае процесс ТЭО отправки грузов начинается с приема запросов потенциальных клиентов о воз­можностях транспортно-экспедиционной компании по организации доставки груза, его экспедированию и стоимости этих услуг. Обычно запросы выполняют посредством телефонной и факсимильной связи, однако в последнее время для этого все шире используют электронную почту и Интернет. Если клиент отказывается сообщить наименование организации, от имени которой он делает запрос ему дается самая общая информация о требуемых услу­гах и предлагается в самой благожелательной форме направить заявку по факсу на расчет ставок. Получив запрос клиента на ко­тировку ставок, экспедитор приступает к подготовке коммерчес­кого предложения.

Подготовка коммерческого предложения.При подготовке ком­мерческого предложения на устный или письменный запрос кли­ента его стиль и характер должны соответствовать стилю и харак­теру запроса клиента, это означает, что, если запрос клиента сде­лан устно и нуждается в срочном ответе, ответ также, как прави­ло, дается по телефону. Напротив, на письменные запросы дают­ся только письменные ответы. При подготовке ответа на запрос клиента необходимо всегда учитывать тот факт, что в подавляю­щем большинстве случаев все обращающиеся в первый раз в кон­кретную транспортно-экспедиционную компанию клиенты не пла­нируют отправку своих грузов в ближайшее время.

Экспедитор, рассчитывая ставку для коммерческого предло­жения, должен учитывать наличие временного разрыва между за­просом клиента и готовностью груза к отгрузке. В этом случае ставка может носить достаточно приблизительный характер. С учетом этого факта тарифы, установленные перевозчиком 2 — 3 мес назад, мож­но успешно использовать для котировок ставок коммерческих предложений с оговорками об их возможных изменениях, полу­чении значительных скидок и т. п. Если речь идет о расчете ставок для конкретных договоров с клиентами, экспедитор должен за­просить у перевозчиков информацию о текущих тарифных ставках и на их основании составить документ — конъюнктурный лист.

Принимая во внимание относительную стабильность валют­ных тарифов отечественных и иностранных перевозчиков, запра­шивать их о текущих ставках целесообразно только в двух случаях:

• когда транспортная составляющая просчитывается для дан­ного варианта доставки впервые;

• когда требуется абсолютно точная информация о действую­щей ставке для внесения ее в договор.

Отправка коммерческих предложений клиентам.В случаях, ког­да на запросы клиентов даются письменные ответы, они оформ­ляются на бланках компании, визируются в отделе маркетинга и ссылаются клиентам.

Выяснение реакции клиента на сделанное ему коммерческое предложение.По прошествии 1 суток после отправки коммерческого Предложения клиенту экспедитор должен позвонить по телефону лицу, обратившемуся с запросом, и поинтересоваться его ношением к сделанному коммерческому предложению. В про­псе этого разговора, независимо от реакции клиента на сделанное предложение, экспедитор должен стремиться организо­вать личную встречу с клиентом и пригласить его посетить дан­ную транспортно-экспедиционную компанию. Посещение экспе­дитором организации клиента также является целесообразным, для установления более тесных деловых отношений.

Отправка клиенту формы заявки на ТЭО и перевозку груза.При получении от клиента информации, что он готов рассмотреть воп­рос заключения договора на перевозку и экспедирование груза₎ для уточнения деталей перевозки ему высылается типовая форма заявки организации на перевозку и экспедирование. Заявка долж­на содержать исчерпывающую информацию для подготовки про­екта договора с клиентом и включать следующие данные (приложение 1):

• полное наименование организации — заказчика услуг, долж­ность, фамилию, имя и отчество лица, которое будет подписы­вать договор с транспортно-экспедиционной компанией;

• наименование груза;

• вид упаковки груза;

• транспортные характеристики и количество груза по данному договору;

• маршрут перевозки;

• наименование услуг, в которых нуждается заказчик;

• сроки выполнения перевозки;

• необходимость страхования груза;

• условия поставки по запродажному договору;

• особые требования или условия перевозки (ограничения по выбору ТС, условия погрузки и таможенного оформления грузов на складах организации-отправителя, наиболее поздняя дата от­грузки или доставки груза).

Типовая форма заявки на ТЭО отправляется клиенту в пись­менном виде. Отправке заявки должен предшествовать телефон­ный разговор с контактным лицом клиента. Фактически работа транспортно-экспедиционной компании по организации достав­ки груза начинается с получения заявки клиента. Получив заполненную клиентом форму заявки на ТЭО и перевозку груза, экспедитор осуществляет сле­дующие действия:

· определяет вид ТС, которыми груз может быть вывезен со складов грузоотправителя и доставлен грузополучателю;

· выбирает перевозчиков;

· разрабатывает оптимальную транспортно-технологическую схему доставки груза;,

уточняет себестоимость выполняемых работ, для чего экспе­дитор направляет официальные запросы перевозчикам и компа­сам, выполняющим вспомогательные операции (погрузка-раз-грузка, охрана и т.п.).

Дата добавления: 2014-03-15; просмотров: 820; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!