Введение в Ms Project

2.1. Microsoft Project 2010. Предварительная информация

Сегодня Ms Project – самая известная и распространенная система для управления проектами любого масштаба, наиболее подходящая для изучения основных возможностей и характерных особенностей программных систем поддержки управления проектами.

Существует три варианта продукта Ms Project 2010:

- Ms Project Standard 2010 поддерживает стандартный набор функций для управления проектами;

- в Ms Project Professional 2010 добавлены средства поддержки рабочей группы;

- Ms Project Server 2010 при использовании на платформе SharePoint 2010 позволяет интегрировать данные о множестве выполняемых организацией проектов, поддерживает большое количество дополнительных возможностей, позволяющих использовать систему для управления большими проектами.

Ms Project осуществляет поддержку многих видов деятельности, необходимых при управлении проектами:

1. Сбор и анализ сведений - возможность обмена данными с другими приложениями, поддержка стандартов SQL и ODBC;

2. Составление плана проекта - описание логической структуры проекта, указание связей между работами, расчет критического пути, сохранение базового плана, анализ базового плана и его оптимизация, возможность создания нескольких базовых планов;

3. Графическое представление структуры проекта - отображение плана проекта на различных диаграммах - сетевом графике, диаграмме Ганта, графике ресурсов и др.

4. Управление графиком работ - определение критических и некритических работ, вычисление длительности работ, регистрация текущего состояния работ по проекту, корректировка графика работ;

5. Управление ресурсами – ведение списков и пула ресурсов, назначение ресурсов на работы, настройка календаря для каждого ресурса, выявление перегрузки ресурсов и методы её устранения, совместное использование ресурсов в нескольких проектах;

6. Управление затратами - автоматический (или ручной) расчет затрат по проекту, отслеживание затрат в процессе реализации проекта;

7. Составление наглядных и стандартных отчетов на протяжении всего жизненного цикла проекта.

2.2. Интерфейс пользователя

Знакомиться с интерфейсом программной системы удобно, используя один из имеющихся шаблонов проекта, которые можно получить, в том числе, и на сайте фирмы Microsoft.

Для создания нового проекта требуется запустить программу Ms Project 2010 и выполнить команду Файл-Создать. Основные варианты выбора:

- новый проект (разработка проекта с нуля);

- из существующего документа (имеющегося проекта, книги Excel, списка задач SharePoint);

- из шаблона.

Шаблоны представлены категориями, например: «Планы», «Расписания», «Другие категории». Каждая категория содержит папки с наборами тематических шаблонов. Например, для категории «Планы» - это «Бизнес», «Для дома», «Маркетинг» и «Управление проектами».

Ms Project 2010 имеет новый («ленточный») интерфейс семейства Microsoft Office 2010, который показан на рисунке 3. Меню программы (вкладки ленты): Файл, Задача, Ресурс, Проект, Вид, Формат и не зависит от выбранного представления информации.

Рисунок 3. Окно программы Ms Project 2010

На вкладках ленты размещены группы с командными кнопками. Если справа или внизу от изображения командной кнопки присутствует треугольник, щелчок по нему раскрывает дополнительный список команд. При этом щелчок по самой кнопке вызывает команду по умолчанию из существующего списка.

Пользовательская настройка Панели быстрого доступа и Ленточного меню выполняется при помощи команды Файл-Параметры-Настройка ленты. Пользователь может создавать новые вкладки и размещать на них команды.

Команда Файл-Параметры-Отображение-Показывать строку ввода позволяет выводить/убирать дополнительную строку ввода, по функциям аналогичную строке ввода в программе Ms Excel.

Во время работы с различными представлениями на ленте цветом помечается так называемая контекстная вкладка, которая всегда соответствует выбранному представлению. В целом работа с элементами управления Ms Project аналогична приемам работы в последних версиях программ семейства Ms Office.

2.3. Структура проектной информации

Вся совокупность именованных параметров, связанных с конкретными элементами проекта, систематизирована и хранится в базе данных Ms Project. Основными информационными элементами проекта в Ms Project являются: собственно проект; связанные с проектом календари; задачи (работы) проекта; используемые ресурсы; назначения ресурсов задачам проекта.

Одним из наиболее значительных информационных элементов являются задачи, которые в Ms Project подразделяются на:

- обычные задачи (соответствуют пакетам работ при создании ИСР, на которые можно назначить конкретных исполнителей, определить временные рамки, а затем проконтролировать выполнение);

- повторяющиеся задачи (например, проведение еженедельных планерок или других регулярных мероприятий);

- вехи (значительные события проекта, которые обычно показывают начало и/или конец фаз и самого проекта);

- суммарные задачи (задачи, содержащие подзадачи. В виде суммарной задачи может быть представлена фаза проекта).

Примеры параметров, связанных с элементом проекта «Задача» приведены в таблице 1.

Таблица 1. Примеры параметров задач в Ms Project

2.4. Управление представлениями информации

Совокупность данных из внутренней базы Ms Project отображается на экране в виде представлений. Различаются представления задач и представления ресурсов (выбор представления: вкладка ленты «Вид» - группы «Представления задач» и «Представления ресурсов»). Основные представления задач и ресурсов приведены в таблице 2.

Для быстрой смены представления можно использовать контекстное меню, которое появляется после щелчка правой кнопкой мыши в области представления вдоль левой границы экрана, в которой указано название текущего представления (по умолчанию это «Диаграмма Ганта»).

Таблица 2. Основные представления задач и ресурсов в Ms Project

В рамках установленных представлений можно изменять содержание табличной части. Для этого используется контекстное меню кнопки таблицы «Выделить все». Пользователь также может изменять структуру столбцов таблиц, вставляя дополнительные поля, или скрывая существующие.

За столбцом номера-идентификатора задачи обычно следует столбец, в который Ms Project помещает графические пиктограммы-индикаторы, привлекающие внимание менеджера к дополнительной важной информацией.

Упражнения

1. Создайте проект на основе шаблона «Проект внедрения системы управления проектами».

2. Изучите возможности изменения параметров Ms Project.

3. Добавьте на ленту новую вкладку, разместите на ней две группы: Буфер (с командами Вырезать, Копировать, Вставить) и Формат (Шрифт, Цвет текста, Цвет фона).

4. Удалите с ленты созданную вкладку.

5. Найдите в списке задач созданного проекта суммарные задачи, обычные задачи, вехи. Посмотрите, как они отображаются на представлении «Диаграмма Ганта».

6. Сдвигая вправо границу диаграммы Ганта, изучите показатели, связанные с задачами.

7. Сверните, разверните содержание суммарных задач.

8. Откройте и изучите возможные представления задач и ресурсов для открытого проекта, табличную информацию, соответствующую различным представлениям и таблицам.

9. Изучите различные виды пиктограмм, показанных в области индикаторов, и их значения.

10. В представлении «Лист задач» изучите список полей, которые могут быть добавлены в представление. Добавьте несколько полей, скройте часть добавленных полей.

11. Определите дни, в которые загрузка менеджера проекта превышает допустимый предел.

Контрольные вопросы

1) Какие функции обычно реализуются в программных системах для поддержки управления проектами?

2) Приведите примеры специализированного программного обеспечения для поддержки управленческой деятельности. Какие классы программ здесь можно выделить?

3) Перечислите основные элементы проекта, информация о которых хранится в базе данных Ms Project?

4) Как можно создать дополнительную вкладку на ленте, разместить на ней командные кнопки? Для чего нужна и как настраивается панель быстрого доступа?

5) Что такое «представление» в Ms Project? Назовите примеры представлений задач, ресурсов.

Дата добавления: 2014-10-14; просмотров: 570; Нарушение авторских прав

Мы поможем в написании ваших работ!